Tra le spese di gestione e impiego dei veicoli aziendali, una voce importante è costituita dagli acquisti di carburanti e lubrificanti. Per documentare gli acquisti di carburante, occorre utilizzare la scheda carburanti disciplinata dal Dpr 10 novembre 1997, n. 444.
La scheda carburanti deve essere utilizzata per gli acquisti di carburanti per autotrazione (benzina, gasolio, gas metano, Gpl) effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione dai soggetti nell'esercizio di impresa, arte o professione. Nella prassi aziendale, oltre al classico utilizzo della scheda carburanti, esistono altre forme di acquisto dei carburanti per autotrazione. Si tratta dell'utilizzo delle seguenti forme: buoni carburanti - netting - memory cards. Per ogni fattispecie devono essere indicate una serie di informazioni in assenza delle quali non sussistendo alcuna garanzia in merito all’identità del veicolo fornito e alla riferibilità delle spese sostenute all’attività del contribuente, non sarà possibile dedurre i costi relativi al carburante.